Bevezetés a rendezvényszervezésbe

Mára a rendezvények különböző típusai mindennapossá váltak, és az élet minden területén jelen vannak szórakoztató jellegükkel, éppen ezért fontosnak tartjuk, hogy szakmai szempontból vizsgáljuk a témát, és segítsünk eligazodni a rendezvényszervezés világában.

A BeLive olyan, mint Gombóc Artúr. Ahogy Gombóc Artúr a csoki minden formáját szereti, úgy szeretjük mi a rendezvények minden típusát. Legyen kerek, szögletes vagy lyukas, mi mindet megtöltjük élménnyel! Ám a lelkesedés mellett fontosnak tartjuk a szakmai elhivatottságot, a tapasztalatot, a tudást, amelyet évek során felhalmoztunk. Ezt a szakmaiságot igyekszünk bemutatni cikksorozatunkkal.

A rendezvényszervezés fogalma egyidős az emberiséggel

Egymás társaságának keresésé gyakorlatilag egyidős igény az emberiséggel, az első társadalmak létrejöttével. Az ókorban már bizonyítottan tartottak vallási és politikai ünnepségeket is, a rendezvényekre, rendezvényszervezésre való igényt pedig mi sem bizonyítja jobban, mint az ókori görög és római birodalom, amelyben már a nép szórakoztatására is szerveztek rendezvényeket. I.e. 776-ban pedig már olyan nagy események megszervezése is megoldható volt, mint az olimpiai játékok, vagy a gladiátorharcokat körülvevő ünnepségsorozatok.

A középkorban az elit által szervezett eseményeknek már szigorú szabályai voltak, a királyi udvarok pedig versengtek a gazdagság és a pompa fitogtatásával. Az újkorban a rendezvények céljaikat tekintve már szerteágazóak voltak, kereskedelmi, de hadügyi események megtartása is presztízskérdés lett. A 20. században pedig az üzleti érdek által irányított társasági események időszaka is megkezdődött, míg mi a második világháborút követően bőséggel kaptunk a nemzetközi pártrendezvények hangulatából is.

Cél mindig van!

A rendezvényszervezés nem egzakt terület, a célokat tekintve sokszínű a paletta. A rendezvények csoportosítását pedig több szempont is meghatározhatja. Ilyen lehet a gazdasági cél, de csoportosíthatóak a helyszínük, helyszíneik alapján, a tervezés jellege szerint, esetleges funkcionális tartalmuk alapján. Azonban minden összejövetel esetében elmondható, hogy a cél a közösen töltött idő, a társaság összetartó erejének a megélése.

Rendezvénytípusok

Mára a rendezvényszervezés fogalma teljesen világos és letisztult, fajtái pedig szinte teljesen elkülöníthetők egymástól. A rendezvények fajtái a célok alapján könnyen szétválaszthatók, folyamatuk, forgatókönyvük pedig az igényeik miatt elkülöníthetők. A hivatalos és a privát események közötti egyértelmű különbségen túl a szervezéssel felelhetünk meg a különböző rendezvénytípusok feltételeinek.

Nagyobb jelentőségű szakmai, kulturális, vallási vagy politikai témák jelentősebb tömegek megmozgatását is igényelhetik, kongresszusokon akár több ezer ember találkozását kell megoldani zökkenőmentesen. Konferenciák esetében már kisebb a létszámmal és időtartammal lehet számolni, ám mindkét rendezvény esetében elmondható, hogy az összejövetel célja a közös tartalom előadása, ennek megfelelően a napirend a meghatározó az esemény alakulásában. Ezekben az esetekben a technikai háttér biztosítása is része a szervezési feladatoknak, vagyis esetleg más szakmák szakértőinek bevonása is szükséges.

Ma már az üzleti életben mindennaposak az ülések, partnertalálkozók, tréningek, amelyeken a gazdasági ügyek kerülnek középpontba, a céges tárgyalásoknak, szakmai bemutatóknak, vállalati ünnepségeknek is meg lehet adni a módját. A nagyobb nyilvánosságnak szánt bejelentések esetében pedig a sajtótájékoztatók kiemelten fontosak, a médiában való megjelenés jelentősége pedig csak erősíti az esemény különleges megszervezésének igényét is.

Evés, ivás, mulatozás

Az emberi együttlét egyik örömteli része a közös étkezés. Ennek antropológia szerepére ne térjünk ki (talán majd máskor…), de természetes, hogy a vendgélátás része a kínálás, ez pedig a modern rendezvényszervezésben is kiemelt szerepet kap. A gasztronómiai örömök közös megélése gyakorlatilag a legtöbb ünnepi esemény része, még egy átadón, megnyitón, szerződés aláírásakor is pezsgővel koccintanak a résztvevők.

A banketteknek, fogadásoknak, állófogadásoknak pedig szerves része az étkezés, legyen az díszebéd, többfogásos vacsora, vagy akár fejedelmi lakoma. Az állófogadás talán a legelterjedtebb típus, amelyen a finomságok sorát büféasztalon kínálják, és állva fogyasztják. Ennek megfelelően ennél a rendezvénynél a személyes tér meghagyása alapfeltétel, átlagosan legalább egy-másfél négyzetméter területet számolnak fejenként, hogy az étkezés kényelmes maradjon.

A koktélpartik, ültetett állófogadások elegáns lehetőséget biztosítanak a szervezők céljainak elérésében, legyen az akár üzleti, szakmai vagy magánjellegű. Az ültetett fogadásoknál kiemelt szerephez juthat a protokoll, de akár az ültetési rend is fontos elem lehet.

Ám ha nem széles körről, és pláne nem hivatalos eseményről van szó, az étkezés akkor is kiemelt szerepet kaphat. Születésnapi ünnepségek főszereplője az ünnepi étkezés, és annak dísze, a torta. Ám a BeLive külön figyelmet fordít esküvők szervezésére is, márpedig egy lagzinak elengedhetetlen részei a felejthetetlen fogások, amik energiát adnak a hajnalig tartó mulatozásnak.

Vállaljuk a felelősséget – CSR

A BeLive elkötelezett korunk fontos környezetvédelmi kérdéseinek megoldása iránt, és ahogy azt tesszük a magánéletünkben is, hivatásunkban is törekszünk rá, hogy a lehető legkisebb nyomot hagyjunk rendezvényeink után. A célunk, hogy a szüleinktől örökölt környezetet olyan formában adjuk tovább, ahogy kaptuk, sőt, igyekszünk építeni, formálni is a világunkat, hogy fenntartható formában adhassuk tovább.

Az évek során mindent megtanultunk a rendezvényszervezésről, ezért mára céllá vált az is, hogy eseményeinken minél több felelős program és elem jelenjen meg. Igyekszünk minden esetben tartani azt a lelkiismeret által diktált szintet, amely fenntartható környezetet biztosít rendezvényeinknek. Hanyagoljuk a műanyagot, újrahasznosított és újrahasznosítható anyagokkal dolgozunk.

Partnereink kiválasztásakor támogatjuk a felelős vállalkozásokat, a helyi gazdaságokat, a kézműves termékeket készítőket. Folyamatosan keressük a fejlődés, az innováció lehetőségét, nem ijedünk meg a rendezvények 21. századi formáitól, ismerjük az online tér közösségi lehetőségeit, követjük az új generációk igényeinek változását.